Rend a dokumentumok, projektek és ablakok között

Családi cég, az ügyvezető egy kézben irányítja az adminisztráció, a sales jó részét, intézi az új kollégák felvételét, és még a saját munkáját is el kell látnia. Ki ér rá ilyen helyzetben alaposan adminisztrálni? A nap végére már összekeverednek az e-mailek, a csatolmányok a laptop mapparendszerének egyik bugyrában végzik, és ha valami gyorsan kellene, azt roppant frusztráló lesz előkeresni.  

Építőipari kisvállalat, melynek irodavezetője egy személyben intézi a jogi, pénzügyi dokumentációt, a számlázást és a HR-t, valamint segítséget nyújt a beszerzésben. Ehhez 4-5 szoftverre, egy levelezőkliensre és egy online vagy offline irodai alkalmazáscsomagra van szüksége a szövegekhez, táblázatokhoz. Ez a legegyszerűbb feladat esetén is 5-10 megnyitott ablak, amelyek között váltogatni kell. Ha a számlázáshoz, útiköltség elszámolásához, beszerzéshez háttérinformációra van szüksége, ez a szám csak egyre nő.

Kétszemélyes fotós-grafikai vállalkozás, akiknek fényképek ezreit kell rendszerezniük, valamint a grafikai munkákhoz számos alkalmazást használnak, amelyek között a napi feladatok során rengetegszer kell váltogatni. Rengeteg idő megy el ezzel a kattintgatással, és mindig akkor nincs meg a megfelelő mappa, ha nagyon szükség van rá.

Ismerős esetek? A rendszerezetlen vállalati dokumentumok, a kusza folyamatok, főleg ha hirtelen kell reagálni, káoszt hozhatnak magukkal. De még a legjobban rendszerezett, leghatékonyabb szoftvereket használó team is belefut a projektmenedzsment bonyolultságába. Az a cég, amely versenyelőnyt akar elérni, az adminisztratív és projektmenedzsment folyamatait a lehető leghatékonyabbá teszi. Márpedig ez nehéz feladat, sok esetben külső szakértő szükséges hozzá.

A MaxWhere megoldása a kis- és középvállalatok számára

A magyar fejlesztésű, nagyvállalatoknál már évek óta bevált MaxWhere ezeket a terheket veszi le a cégek válláról. A szoftver egy 3D megjelenítő környezet, amelyben különféle 3D tereket nyithatunk meg, a terekben pedig különféle táblákat (SmartBoardokat) helyezhetünk el, amelyeken szoftverek képernyőit integrálhatjuk, vagy teljes mértékben testre szabott információs folyamokat jeleníthetünk meg. Azaz úgy dolgozhatunk, mintha a fizikai térben végeznénk a munkánkat, ahol számos referenciapont segít eligazodni. Gondoljunk csak bele, mennyivel könnyebb megtalálni egy rikító kék irattartót egy irodában, mint egy arajanlat.doc fájlnevű anyagot egy mapparendszerben.

A szoftver egy gyors regisztrációt követően ingyenesen letölthető, és magyar nyelvű felhasználói kézikönyvvel is rendelkezik. Saját felhasználói fiókkal kipróbálhatunk számos demo teret, megtekinthetjük a mások által létrehozott tereket, és megvásárolhatjuk a sajátunkat is, amit aztán testre szabhatunk.

Projektmenedzsment MaxWhere-ben

A vállalatunk által használt, megszokott alkalmazásokat és weboldalakat integrálni tudjuk egy térbe, és a különböző munkafolyamatokat különböző projektek alá rendezhetjük. Így amikor a HR van soron, a tér SmartBoardjain csak a jelenléti ív, a bérszámfejtő szoftver és a banki átutalási felület látszik. Ha pedig az irodavezető áttér számlázásra, akkor a számlázószoftver és a teljesítésigazolás látszik. A két projektben pedig közös elem lehet a projektmenedzsment szoftver és az e-mail kliens ablaka, amelyek végig megmaradnak a térben. Kikapcsolódásként az egyik félre eső falra pedig kitehetjük a csapatépítőn készült képeket.

3D szoftver az irodai hatékonyság növelésére?

Meglepően hangzik, mert a VR megoldásokat nem elsősorban a komoly koncentrációt és monoton munkát igénylő dokumentumkezelés, ügyvitel vagy projektmenedzsment területéről ismerjük. Azonban a MaxWhere attól különlegesen hatékony, hogy a 3D technológiával az emberi agy természetes feldolgozó mechanizmusait használja ki, amelyek jóval gyorsabbak, mint 2D felületeken megjelenő információ esetén.

A MaxWhere egy olyan platform tehát, amely megkönnyíti az információk feldolgozását, ami különösen fontos a projektek világában.  A 3D-s terek kialakítása és elrendezése segíti a felhasználót a tájékozódásban és az információfeldolgozásban, a SmartBoardok pedig maximalizálhatják a MaxWhere 3D-s terei által nyújtott felhasználói élményt, és a munkát vagy az együttműködést 30%-kal termelékenyebbé tehetik, mint a hagyományos 2D szoftverek.

MaxWhere SmartBoardok: 30%-kal hatékonyabb munkavégzés

A MaxWhere-ben okostáblákon, SmartBoardokon helyezhetjük el digitális tartalmakat. Ezek a virtuális képernyők alkalmasak arra, hogy a felhasználó a számítógépén tárolt lokális tartalmakat töltse fel ide, pl. képek, pdf-ek, prezentációk, videók, zenék. Továbbá a SmartBoardok tulajdonképpen webböngészőként is szolgálnak, így betölthetünk rajtuk weboldalakat, webalkalmazásokat, például az online elérhető dokumentumkezelő vagy projektmenedzsment szoftvereinket.  

Annak érdekében, hogy a munka a leghatékonyabban menjen, teljesen testre szabhatjuk a SmartBoardok számát, sorrendjét, elrendezését, sőt a méretét és a viselkedését is. Vannak speciális típusú SmartBoardok is, amelyek tovább segítik a munka folyamatát az erőforrás-gazdálkodásra is ügyelve. Rögzíthetjük ezeket, hogy a felhasználók a térbe lépve mindig ugyanonnan indulhassanak, és ne módosíthassanak bizonyos információkat, de a SmartBoardok lehetnek dinamikus tartalmúak is – a főszereplő az információs flow és a dolgozó. A SmartBoard tehát a hatékonyság egyik fontos pillére a MaxWhere-ben.

Így érhetjük el a hagyományos 2D-s, operációs rendszerekhez és külön ablakokban megnyitott szoftverekhez képest 30%-kal nagyobb hatékonyságot. Ez a szám arra vezethető vissza, hogy a MaxWhere, mivel egy térben integrálódik minden információ és ablak, amelyben a dolgozónak a feladatait végre kell hajtania, jelentősen redukálja a kattintásszámokat, azaz nem kell váltogatnunk az ablakok és lapfülek között, elég csak kissé arrébb navigálni a térben. Nem beszélve a SmartBoardok csoportosíthatóságáról, amit projekteknek nevezünk. A SmartBoardokról itt írunk részletesebben.  

Irodai alkalmazások integrálása egy kattintásra

A produktivitást növelő applikációk széles palettája áll rendelkezésünkre, akár ingyen is, de ha ezeket külön-külön ablakban kell megnyitni, az egyúttal vissza is fogja a hatékonyságot. Az ablakok közötti váltogatás pár másodpercet jelent, de éves szinten órákat is elvehet a munkaidőnkből. A MaxWhere-en belül minden megszokott irodai alkalmazás integrálható, és a képernyőket olyan sorrendben csoportosíthatjuk, ami a legjobban megfelel a munkafolyamatunknak.

Dokumentumkezelő, projektmenedzsment tér berendezése lépésről lépésre

Ha úgy döntött, hogy kipróbálja a MaxWhere előnyeit a projektjei kezeléséhez, az első lépés az, hogy regisztrál egy felhasználói fiókot.  

A tereket a portal.maxwhere.com oldalon tudja megvenni és testreszabni. Itt tudja beállítani, ki milyen jogosultságot kapjon a térhez (tulajdonos, szerkesztő vagy megtekintő), hogy a tér publikus vagy privát legyen, és a metaadatait (a tér neve, leírása, előnézeti képe, stb.) is. A MaxWhere szerkesztőfelületének eléréséhez nyissa meg a portált, és kattintson a „Minden tér” vagy a „Saját terek” elemre a felső menüsorban. Innen kattintson a nagy "+" ikonra a szerkesztési lehetőségek eléréséhez. Válassza ki magának a másolni kívánt teret, és kövesse az egyszerű lépéseket a másolat elkészítéséhez. Ha elkészült, élvezheti saját, személyre szabott terét.

Hogyan navigáljuk a 3D terekben?

Ha belépünk egy térbe, úgy navigálhatunk, mint egy videojátékban. Használhatunk egeret, érintőpadot vagy billentyűzetet, de akár érintőképernyőt is. A navigáció teljesen intuitív, de a Felhasználói kézikönyvünk segít Önnek. A 3D és 2D navigációs mód között a jobb egérgomb kattintásával válthat. 2D módban egy szokásos 2D kurzort fog látni, és kommunikálhat a MaxWhere menüvel vagy más alkalmazásokkal.  

Kezdő felhasználóinkkal gyakran megesik, hogy úgy érzik, elvesztek a térben. Ez egy természetes jelenség, de gyakorlással teljesen mgszűnik. Visszatéréshez a backspace gombot kell megnyomni a billentyűzeten. Ez visszaviszi az eredeti nézőpontba, amikor először megnyitotta a teret.

A további tudnivalókért nézze meg tutorial videónkat: https://youtu.be/g4fc4Sh18ds ‍

SmartBoardok és választópanelek

Az okostáblák biztosítják a különféle alkalmazások, weboldalak, fájlok MaxWhere terekbe integrálhatóságát. Okostábla beépítéséhez az adott téren belül irányítsuk a piros célkeresztet egy megfelelő felület felé, és indítsuk el a MaxWhere menüt az egér jobb gombjával. Ezután válassza ki az ablakra hasonlító szimbólumot, hogy elérje az Új SmartBoard hozzáadása (+) gombot, amely új SmartBoardokat generál. Ekkor megjelenik egy „Új tábla” panel, amely lehetővé teszi az új smartboard különféle jellemzőinek meghatározását. Készíthetünk rögzített vagy dinamikusan változtatható tartalmú SmartBoardot, és a méret, valamint a képarány is szabadon alakítható. A projektek közötti választás megkönnyítésére pedig választópaneleket integrálhatunk. Ez egy olyan menü, amiből kiválaszthatjuk, hogy milyen SmartBoard-csoport jelenjen meg.  

Itt találja tutorialunkat a SmartBoardokról: https://youtu.be/ZMEukPxC3GA

Projektek

A MaxWhere-ben a projektek a 3D-s terekben bemutatott 2D tartalmak szervezésére szolgálnak. Így egy térben több munkafolyamatot is kezelhetünk, és csak az jelenik meg, amelyikre éppen szükségünk van. Egy adott tér szerkesztői jogosultságával rendelkező felhasználók új projekteket hozhatnak létre, és megadhatják e projektek nevét, leírását és egyéb tulajdonságait. Projektjeik részeként új okostáblákat is beépíthetnek, amelyek testreszabott tartalmat és tulajdonságokat tartalmaznak.

A projekt készítőinek lehetőségük van nyilvánossá tenni projekteiket, vagy privátként megőrizni őket, de megosztani azokat meghatározott felhasználókkal, akik megtekintői vagy szerkesztői jogosultságokkal rendelkeznek. Ez lehetővé teszi számukra, hogy szabályozzák, ki férhet hozzá és szerkesztheti az általuk létrehozott projekteket.

A 3D-s térben létrehozott projektek általában az adott MaxWhere-térhez tartoznak. Azonban konfigurációjuktól függően különböző terekből is kezelhetők és betölthetők. Alapértelmezés szerint az aktuálisan bejelentkezett felhasználó számára látható összes projekt megtalálható a Project Explorerben – azaz a MaxWhere menüből elérhető 2D fájlkezelőben. Ezen kívül egy adott projekt a területen belül tetszőleges számú kiválasztó panelen szerepelhet.  

A projektek készítéséhez itt adunk segítséget: https://youtu.be/hqc_5EVwS2I

Próbálja ki a MaxWhere hatékonyságát!

Regisztráljon és töltse le a MaxWhere-t ingyenesen, és próbálja ki a kifejezetten kis- és középvállalatoknak létrehozott Business Management Space teret. Itt egy-egy térrész egy projekttípusnak felel meg, de teljes mértékben testre szabható a terek tartalma. A tér megvásárlása után Önnek egy saját példánya lesz, amit a saját igényei és a vállalati munkafolyamatok alapján szabhat testre.